Электронные документы — документированная корпоративная информация, представленная в электронном виде, который пригоден для восприятия человеком (с использованием ЭВМ), для обработки в информационных системах, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям.

Переход на электронный документооборот связан с желанием увеличить эффективность учета документов, сократить расходы на закупку бумаги, сэкономить рабочее время персонала на поиск и обработку документов, значительно ускорить информационные потоки.

Автоматизированная обработка документов позволяет решать следующие задачи:
  • Систематизировать и регламентировать работу с документами;
  • Оперативно создавать документы по шаблонам;
  • Вести номенклатуру дел компании;
  • Автоматизировать учет: классифицировать документы по параметрам, регистрировать бумаги по заданным алгоритмам, помещать в дела и разбивать на тома;
  • Автоматизировать процесс поиска;
  • Рассылать документы;
  • Автоматизировать процесс обработки документа: от создания до подписи и исполнения;
  • Обеспечивать защиту от искажения и удаления, от несанкционированного допуска.

Цифровые документы имеют равную юридическую силу, как и документы на бумажном носителе. Это подтверждено законодательно, соответствующие нормы прописаны в Гражданском и Налоговом кодексах РФ.

Электронный документ, заверенный электронной подписью, разрешается использовать в любых правоотношениях, если законодательство напрямую не запрещает определенную операцию. Договоры, заявки, счета, товарные накладные, заявления, акты могут быть электронными.

Виды электронных документов:

  • Производственные;
  • Управленческие;
  • Технологические;
  • Бухгалтерские;
  • Складские;
  • Офисные и т.п.

Электронный документооборот, безусловно, вызывает много вопросов у заинтересованных в его введении людей. Попробуем ответить на самые распространенные:

Нужно ли делать бумажные дубликаты для электронных документов?

В этом нет необходимости. Равная юридическая значимость документов позволяет не делать этого. В случае, если бумажный вариант истребует проверяющий орган — документ можно выгрузить из системы, распечатать и заверить подписью.

Как вести журнал учета и прочую отчетную документацию, если на предприятии часть документооборота электронная, а часть — бумажная?

Регистрация в журнале учета счетов-фактур всех видов документов является обязательной. При этом разрешается иметь или электронный, или бумажный журнал — но единый для всех видов документов. Форма такого журнала имеется в Приложении №3 ПП от 26.10.2011 №1137.

Как контролирующие органы узнают о наличии в компании электронного документооборота?

После подключения электронной системы компания обязана уведомить их об этом с помощь информационного письма.

В целом, электронные документы — современное и эффективное средство для организации оперативного учета, построения эффективной корпоративной культуры. Учитывая разнообразие систем, выбрать необходимую и наладить правильный документооборот можно, обратившись к профессиональным консультантам.

ООО "Полезные консультации"
Написать директору

Если Вы недовольны нашим сервисом - обратитесь напрямую к директору