Порядок хранения бумажных и электронных бухгалтерских документов для ИП и юридических лиц в первую очередь регламентируется ФЗ «Об архивном деле», а также одобренными Росархивом Правилами. Согласно вступившему в силу в 2013 году ФЗ «О бухгалтерском учете», первичную документацию, регистры и бухгалтерскую отчетность нужно хранить минимум 5 лет после отчетного года. Данные налогового и бухгалтерского учета, документацию, касающуюся исчисления и уплаты налоговых выплат, нужно хранить минимум 4 года. В целом же сроки хранения документов определяются специальным Перечнем, утвержденным в 2010 году.

Началом срока хранения документов считается первый день года, следующего за отчетным. Исключение составляют регистры для вычета НДС (начало хранения – дата последней записи) и документы, подтверждающие изначальную стоимость амортизируемого имущества (хранят с момента окончания начисления амортизации).

Способы хранения документов

Первый способ: организация собственного архивного помещения – отдельной комнаты с системами вентиляции, пожаротушения, безопасности, с полками и стеллажами специального типа, с окнами, закрытыми от воздействия прямых солнечных лучей, с металлическими решетками либо дверями на входе. Кроме того, необходимо разработать номенклатуру дел для облегчения поиска бумаг. Документы из архива организации выдают обычно только при наличии разрешения от главного бухгалтера.

Второй способ: хранение вне офиса – передача документов в негосударственный архив, в роли которого выступает компания с наличием профессионально оборудованного помещения. Такой способ хранения увеличивает сохранность документов, снижает риски уничтожения бумаг при пожарах или посторонних вмешательствах, которые могут иметь место в офисе компании. Кроме того, подобный способ снижает затраты на содержание собственного архива, снимает часть нагрузки с сотрудников.

Ответственность за неправильное хранение документов

Нарушение правил хранения, учета, комплектации и применения архивной документации приводит к штрафным санкциям, сумма которых, согласно КоАП, исчисляется в 100-300 рублей для граждан, 300-500 рублей для должностных лиц. Если выявлено два нарушения – сумма, соответственно, удваивается. Штраф за аналогичные нарушения для юридических лиц составляет до 300 тыс. руб, для должностных лиц – до 5 тыс. руб.

За неправомерный отказ в предоставлении документации на проверку представителю контролирующего лица, за предоставление заведомо ложной информации должностному лицу придется заплатить штраф до 200 тыс. руб. В отдельных случаях может быть возбуждено уголовное дело.

Уничтожение документов

Документы, срок хранения которых вышел, подлежат уничтожению. Исключение могут составить бумаги, которые пригодятся при судебных разбирательствах. Перечень таких документов всегда индивидуален.

Процедура уничтожения представляет собой проведение экспертизы ценности бумаг, составление акта и непосредственно физическое уничтожение документов. В состав экспертной комиссии включают ответственных сотрудников из разных подразделений компании.

Что касается акта на уничтожения – формы для такого документа нет, однако есть требование обязательного присутствия на бумаге реквизитов компании. Вместе с актом нужно составить приемо-сдаточную накладную, указав дату передачи на уничтожение, количество и вес документов.

ООО "Полезные консультации"
Написать директору

Если Вы недовольны нашим сервисом - обратитесь напрямую к директору